Dresden, 16.04.2019 – Am 18. April 2019 werden alle EU-Staaten einen weiteren Schritt in Richtung E-Invoicing unternehmen. Dies ist der Stichtag für die Umsetzung der Richtlinie
2014/55/EU durch alle EU-Mitgliedstaaten. Von da an müssen sämtliche Verwaltungskörperschaften in Europa in der Lage sein, zumindest im Fall von öffentlichen Aufträgen strukturierte E-Rechnungen
von ihren Auftragnehmern zu empfangen. Eine aktuelle Studie von Comarch und Fraunhofer beleuchtet den aktuellen Stand von Deutschlands Top-700-Unternehmen bei der Umstellung auf digitale
Rechnung.
In den letzten Jahren hat sich zunehmend ein branchenübergreifender Trend hin zur Digitalisierung des traditionellen papiergebundenen Rechnungsverkehrs herauskristallisiert. Für Staatsregierungen bedeutet dies mehr Kontrolle über die Mehrwertsteuererhebung und für Unternehmen ist es eine Möglichkeit, ihre Buchhaltung sowohl effizienter als auch kostengünstiger zu gestalten.
Lateinamerika geht bei digitalen Rechnungen beispielhaft voran…
In jenem besagten Teil der Welt ist die e-Rechnung zweifellos am weitesten verbreitet – nicht zuletzt, weil dort die Anzahl an Unternehmen, die zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind, am höchsten ist. In den meisten lateinamerikanischen Ländern, einschließlich Argentinien, Brasilien und Uruguay, gilt dies seit ein paar Jahren vor allem für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Verwaltungseinrichtungen. In Bolivien und Kolumbien wird die e-Rechnungspflicht zudem auf weitere Unternehmensarten ausgeweitet mit dem Ziel, Papierrechnungen vollständig abzuschaffen.
Ab 18. April macht die EU ernst
Ab 18. April 2019 müssen nach Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU sämtliche Verwaltungskörperschaften von EU-Mitgliedsstaaten in der Lage sein, zumindest im Fall von öffentlichen Aufträgen strukturierte e-Rechnungen von ihren Auftragnehmern zu empfangen. In einigen Mitgliedstaaten ist der elektronische Rechnungsaustausch bereits Pflicht bei sämtlichen Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor. So haben die Regierungen Belgiens, Spaniens und der Niederlande eigens zu diesem Zweck bereits die Einführung entsprechender E-Invoicing-Plattformen beschlossen. Inspiriert von den Erfolgen und positiven Erfahrungen Lateinamerikas hat Italien zudem am 1. Januar 2019 als erstes EU-Mitglied eine E-Invoicing-Pflicht für B2B-Transaktionen eingeführt. Welche Maßnahmen in Bulgarien und Rumänien zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU ergriffen werden, ist der EU-Kommission nach eigener Aussage hingegen nicht bekannt.
Globale Projekte, lokale Herausforderungen
Internationale Unternehmen befinden sich nun in einer besonders schwierigen Lage, denn sie müssen den verschiedenen Lösungen gerecht werden, die von den einzelnen Mitgliedstaaten zur Einhaltung der E-Invoicing-Richtlinie eingeführt wurden. Bei der Etablierung entsprechender effizienter Geschäftsabläufe bedarf es einer dynamischen Anpassung an die landesspezifischen Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf Dokumentenformate, digitale Signaturen und den Einsatz bestimmter Kommunikationskanäle zum Austausch mit den Regierungsplattformen.
Rechtskonformität als Schlüssel zum Erfolg
Die Anpassung der eigenen Lösungen an die lokalen Anforderungen und Rechtsvorschriften bezüglich der Ausstellung und Archivierung digitaler Rechnungen stellt, wie gesagt, insbesondere für internationale Unternehmen eine Herausforderung dar. So wurden in Brasilien drei verschiedene Arten von E-Rechnungen eingeführt, während Portugal auf den Einsatz zertifizierter E-Invoicing-Software besteht. Italien wiederum verlangt die Verwendung des landesspezifischen Rechnungsformats Fattura XML sowie die Anbindung von Unternehmen an die regierungseigene SDI-Plattform. In Taiwan und der Türkei ist elektronische Rechnungsstellung dagegen nur für bestimmte Branchen Pflicht.
PEPPOL und nationale E-Invoicing-Plattformen
Um global agierenden Unternehmen die Einführung von E-Rechnungen für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor zu erleichtern, übernehmen einige Länder den CEN BII-Standard (Business Interoperability Interfaces for Public Procurement in Europe), der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt wurde. Die europäische Non-Profit-Organisation PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) hat auf CEN BII aufbauend eine Reihe technischer Spezifikationen definiert, die in bestehenden Lösungen und Services für elektronische Beschaffung und Kommunikation implementiert werden können, um diese miteinander kompatibel zu machen. Das Peppol-„Format“ standardisiert also den Versand elektronischer Dokumente und erleichtert somit die effiziente Kommunikation mit sämtlichen beteiligten Verwaltungseinrichtungen in der EU im Rahmen öffentlicher Aufträge. Auch Schweden und Kroatien, wo der Einsatz elektronischer Rechnungen für B2G-Transaktionen jeweils ab April und Juli 2019 verpflichtend sein werden, kündigten vor Kurzem die baldige Einführung einer auf PEPPOL basierenden E-Invoicing-Lösung an.
Wie versenden Deutschlands größte und umsatzstärkste 700 Unternehmen ihre Rechnungen?
Für die Studie „Papierloses Büro und E-Invoicing in Deutschlands Top-700-Unternehmen: Status Quo, Pain Points und Erfolgsfaktoren“ hat Comarch zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) 200 der 700 größten Unternehmen in Deutschland befragt und die Ergebnisse analysiert.
Zwei Drittel der befragten Unternehmen haben E-Invoicing im Einsatz, bei Unternehmen mit über 10.000 Geschäftspartnern steigt der Wert auf fast 69% an. Wird dies über die Branchensegmente verteilt betrachtet, so sind die meisten Unternehmen dem Branchensegment Industrie, gefolgt von Handel, zuzuordnen. Bei der Betrachtung von Unternehmen mit mehr als 10.000 Geschäftspartnern stellen diese beiden Branchensegmente fast 50% der Unternehmen mit E-Invoicing.
Bei einem knappen Drittel der deutschen Top-Unternehmen erfolgt die Rechnungsbearbeitung auch auf dem Medium Papier. Bei weiteren 33% der Unternehmen werden auch E-Mail bzw. PDF per E-Mail genutzt. Die Nutzung weitergehender Kanäle, wie EDI, Portal, ZUGFeRD ist bei einer knappen Mehrheit von 35% der Unternehmen gängig.
Über Comarch E-Invoicing
Comarch E-Invoicing ist eine Lösung zum schnellen und sicheren Austausch von elektronischen Belegen. Kunden wie TÜV Süd, REWE, Metro und viele weitere große Unternehmen setzen auf Comarch E-Invoicing zum Versand ihrer digitalen Rechnungen. Eine schnelle und sichere Übertragung qualitativ höherwertiger Daten ist die Grundlage für effizientere Entscheidungsfindung, verbesserte Kontrolle des Warenflusses (Nachverfolgbarkeit) und Kostensenkung. Comarch E-Invoicing bietet dafür schnelles und zuverlässiges Onboarding aller Partner & Lieferanten sowie Full-Service-Betreuung auch für internationale Projekte sowie einen weltweit rechtskonformen Rechnungsversand. Anwender profitieren von bis zu 60 Prozent Kostenersparnis für die Dokumentenbearbeitung im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsverfahren und der Verringerung der Fehleranfälligkeit von Rechnungen. Als zertifizierter PEPPOL Access Point bietet Comarch anderen Unternehmen die Möglichkeit, elektronische Rechnungen mit den öffentlichen Verwaltungen von EU-Mitgliedstaaten auszutauschen. Der IT-Anbieter behält die globale rechtliche Situation bezüglich elektronischer Rechnungsstellung stets im Blick und kann so die Konformität mit internationalen E-Invoicing-Lösungen gewährleisten und die Buchhaltungsprozesse seiner Kunden sowie deren Automatisierung zu vereinfachen.
Weitere Informationen unter: https://www.comarch.de/e-invoicing
Über Comarch
Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, E-Invoicing, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe,
Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 5.600 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und
Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen.
Weitere Informationen unter: www.comarch.de
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