ERA digitalisiert und automatisiert zentrale Belegprozesse

 

Für das mittelständische Traditionsunternehmen mit 150 Mitarbeitern und Sitz in der europäischen Metropolregion Stuttgart bestand mit der Abkündigung des bisher eingesetzten Archiv-Systems ein akuter Anlass zur Neuauswahl. „Bei uns steht die logistische Kernkompetenz und die Zufriedenheit unserer Kunden ganz klar im Mittelpunkt. Die Unterstützung dieser Kernprozesse durch ein leistungsfähiges digitales Belegwesen ist dabei heute unerlässlich. Daher war es wichtig für uns, einen verlässlichen Dienstleister für die digitalen Belegprozesse zu finden. Überzeugt hat uns einerseits, dass obwyse eine Lösung ist, die unseren hohen Ansprüchen an die sichere Verwaltung unserer Geschäftsbelege entspricht, da sie in Deutschland entwickelt und betrieben wird - andererseits hat uns die hohe Anpassungsfähigkeit des Produktes überzeugt, die eine problemlose Integration unserer operativen Geschäftsanwendungen ermöglicht“, wie Rolf Kuchenbeiser, Geschäftsführer der ERA Internationale Spedition GmbH, erklärt. „Insbesondere angesichts der immer noch anhaltenden Pandemiesituation wird ein barrierefreies, papierloses und ortsunabhängiges Arbeiten immer relevanter. Da obwyse eine reine Cloud-Plattform ist, haben unsere Mitarbeiter nun von überall und mit jedem mobilen Endgerät flexiblen Zugang zu unseren Geschäftsbelegen.“

 

In einer ersten Projektphase wurde obwyse Enterprise als unternehmensweiter Archivspeicher für Sendungs- und Abrechnungsbelege eingeführt und damit gleichzeitig eine Grundlage für die spätere Etablierung von Workflow-Funktionen geschaffen.

 

Daran anschließend folgte die Einrichtung des elektronischen Workflows für die Bearbeitung und Freigabe von Frachtrechnungen mit tiefer Integration des bei ERA etablierten Transport-Management-Systems (TMS).

 

Alle elektronisch und über den Postweg eingehenden Rechnungen der eingesetzten Fuhrunternehmer werden im ersten Schritt in obwyse erfasst und rechtssicher konsolidiert. Anschließend werden die ausgelesenen Rechnungsdaten inkl. Belegzugriff automatisch zur Weiterverarbeitung und Kundenabrechnung an das TMS übergeben.

 

Im dritten Projektschritt wurde obwyse im Hause ERA um den elektronischen Rechnungsversand mit kundenspezifischer Beilagensteuerung erweitert. Im TMS erzeugte Ausgangsrechnungen werden an die Plattform übergeben und kundenspezifisch um abrechnungsrelevante Beilagen aus dem Archiv ergänzt (z.B. Lieferscheine, Rechnungsspezifikationen für Sammelrechnungen etc.) und über den gewünschten Ausgangskanal versendet.

 

Aktuell steht die Einführung eines Kostenrechnungsworkflows mit Anbindung der FiBu-Lösung Diamant/4 sowie obwyse Data Capture für die Extraktion der Rechnungsdaten kurz vor dem Abschluss: Rechnungen werden beim Import in obwyse automatisch ausgelesen; weitere Bearbeitungsschritte wie Vorkontierung, Rechnungsprüfung und -freigabe können direkt über den integrierten Workflow vorgenommen, Dateien unkompliziert exportiert und in das Finanzbuchhaltungssystem übernommen werden.

 

obwyse Data Capture ist ein eigenständiger Web-Service für intelligente Dokumentenverarbeitung, der für die Anforderungen von digitalen Beleg- und Rechnungsprozessen von heute konzipiert wurde. Data Capture bringt umfassende Funktionen für Sprachverarbeitung, maschinelles Lernen, fortschrittliche Erkennung und Extraktion als Teil der obwyse Plattform zusammen, auf der jede Art von Dokument, von einfachen Formularen bis zu komplexen, frei gestalteten Dokumenten, und jedes Volumen gehandhabt werden kann. Data Capture ist optionaler Bestandteil von obwyse Enterprise.

 

Und auch über den 4. Schritt hinaus plant man bei ERA mit obwyse für die Zukunft: Weitere Projekte wie etwa die Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements oder die digitale Verwaltung von Personalakten sind bereits in der Skizzierung.

 

Weitere Informationen zu obwyse finden Sie unter www.obwyse.com und zur ERA unter https://www.era.de/.