1st.-consulting bietet ein Coaching-Konzept und Vordrucke für Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation, entsprechend der finanzrelevanten Gesetzgebung (GoBD, IDW PS880, AO, HGB, etc.)  ist spätestens seit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) im Januar 2020 erforderlich und für finanzrelevante, analoge und digitale Unternehmensprozesse vorgeschrieben.

 

Die rechtlichen Anforderungen geben außerdem Anwender und Hersteller einen Rahmen vor, der die optimale Einführung und einen verlässlichen Betrieb ermöglicht. Die Inhalte leiten sich je nach Sachlage aus den relevanten Gesetzen und Steuervorschriften ab und beinhalten im Wesentlichen:

 

·       Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes

·       Beschreibung der sachlogischen Systemlösung

·       Beschreibung der technischen Systemlösung

·       Migration (Hardwarekomponenten, Softwarekomponenten, Systemwechsel)

·       IT-Sicherheit (Daten- und Zugriffsschutz, Datenflusskontrolle, Protokollierung)

·       Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen und Betriebsbedingungen)

·       Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisungen

·       Mitarbeiterqualifikation (Rollen, erforderliche Kenntnisse)

·       Test und Abnahme

·       Wartung (Wartungsbereiche, Wartungspersonal, Wartungsdokumentation)

 

Vorgehensweise zur Erstellung:

 

Die 1st.-consulting UG präsentiert in einer ersten Informationsveranstaltung (Vor Ort oder virtuell) die Grundlagen zur Erstellung ihrer Verfahrensdokumentation, die Vorgehensweise bei der Erstellung und die Bearbeitung der zugehörigen Dokumente.

Existieren bereits entsprechende Verfahrensbeschreibungen schon (z.B. aus ISO 9000, 9001, etc. prüfen wir diese auf Aktualität, bringen sie bei Bedarf auf den aktuellen Stand und integrieren Sie in die Verfahrensdokumentation.

Wir nehmen die Prozessdokumentationen so vor, so dass Sie die Verfahrensbeschreibungen nach Datenschutzrecht auch in die QM-Dokumentation Ihres Unternehmens integrieren können.

Wenn sich dabei Möglichkeiten zur Verbesserung ergeben, machen wir Ihnen in diesem Zusammenhang Vorschläge zur Optimierung der Prozesse. Sie erhalten für jedes Verfahren:

 

·       eine den für ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorgaben entsprechende Verfahrensbeschreibung

·       eine Analyse, ob besonders sensible Daten verarbeitet werden, welche Schutzmaßnahmen zu ergreifen sind und ob die vorhandenen Schutzmaßnahmen den einschlägigen Datenschutzvorschriften entsprechen

·       eine Auswertung, welche Dokumente in Papierform und in elektronischer Form im Verfahren entstehen und angewendet werden

·       ein Ergebnis der Prüfung, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen den Anforderungen der GoBD und dem BDSG genügen

·       eine Risikoabschätzung

·       Vorschläge zur Risikoprävention

Dabei übernehmen wir wahlweise das Coaching einer einzusetzenden Arbeitsgruppe zur Dokumentationserstellung oder erstellen die gesamte Verfahrensdokumentation.