Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

Unter dem Begriff „Digitale oder Elektronische Archivierung“ hat sich über die Jahre eine Form der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und Informationsobjekten etabliert, die sich von einer Aufbewahrung im Filesystem durch weitergehende Eigenschaften unterscheidet.

Entsprechende Lösungsverfahren stellen Eigenschaften zur Wahrung von Informationssicherheit zur Verfügung, wie Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Voraussetzungen zur Langzeitaufbewahrung und Migration.

In den Anfängen waren die Lösungsverfahren vorwiegend auf unveränderbare optische und Magnetband-basierende Medien beschränkt; heute stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, wie z.B. elektronische Signaturen, revisionssichere Festplattensysteme, Rechenzentrums- und Cloud-Lösungen.

Zur technischen Realisierung kommt mit gleichem Gewicht die Gestaltung der organisatorischen Rahmenbedingungen dazu. Erst das abgestimmte Zusammenwirken von technischen und organisatorischen Maßnahmen führt zum Ziel einer nachvollziehbaren und damit revisionssicheren Gesamtlösung.

Die Frage nach der passenden Lösung ist individuell zu ermitteln. Einsatzfeld, Schutzbedarf, rechtliche und wirtschaftliche Angemessenheit sind Parameter, die es zu analysieren gilt.

In Abgrenzung zum digitalen (elektronischen) Archiv beschäftigt sich digitales Dokumentenmanagement mit dem gesamten Lebenszyklus digitaler Dokumente sowie den zugehörigen Rahmenbedingungen, wie Klassifizierung, Berechtigung, Versionsführung und weitere. In diesem Sinne ist digitale Archivierung dem Dokumentenmanagement untergeordnet.

Im Gegensatz zum Papierdokument kann ein digitales Dokument multimediale Inhalte aufnehmen, wie z. B. Audio- und Videoinhalte.

Digitales Dokumentenmanagement ist das Fundament für den Umgang mit elektronischen Dokumenten und zum Nachweis von Ordnungsmäßigkeit (Compliance) in digitalen Prozessen.

Die laufenden Veränderungen der technischen Möglichkeiten und der Vernetzung bringen immer neue Anforderungen an die Eigenschaften des Dokumentenmanagements mit sich. Welche das sind, findet man unter den Begriffen Elektronisches Dokumenten-Management (eDMS), Enterprise-Content-Management (ECM) und dem aktuellen Stand der Weiterentwicklung: „Enterprise-Information-Management (EIM)“.

Zu den jüngsten Anforderungen gehört beispielsweise, fremdbetriebene Anwendungen zu integrieren (private Endgeräte, Messenger-Dienste, Kollaborationsplattformen usw.).

Die Frage nach der passenden Lösung ist individuell zu ermitteln. Einsatzfeld, Schutzbedarf, rechtliche und wirtschaftliche Angemessenheit sind Parameter, die es zu analysieren gilt.