Qualitätsgesicherte Verfahrensdokumentation (QVD)
Ihr Unternehmen möchte die gesetzlichen Anforderungen zur Führung einer Verfahrens-Dokumentation erfüllen, benötigt aber Unterstützung bei der Erstellung und Pflege?
Sie möchten durch eine unabhängige Instanz prüfen lassen, ob Ihre Verfahrens-Dokumentation grundsätzlich geeignet ist, aktuelle Anforderungen zu erfüllen?
VOI-CERT liefert mit dem Zertifizierungs-Programm "QVD - Qualitätsgesicherte Verfahrens-Dokumentation" Antworten auf diese Fragen. „QVD“ basiert auf den bewährten VOI PK-DML Kriterien.
Erstellung
Für Anwender von Systemen, die von VOI-CERT nach den Kriterien der "QVD ready" - Norm zertifiziert wurden, besteht die Möglichkeit, eine Verfahrens-Dokumentation auf Basis von qualitätsgesicherten Hersteller-Modulen zu erstellen.
Für die Erfassung von organisations-spezifischen Inhalten werden vom VOI Template-Module zur Verfügung gestellt, die eine effektive und zeitsparende Erfassung der individuellen Organisations-Inhalte ermöglichen. Siehe hierzu VOI-Leistungen.
Aus den von den Herstellern bereitgestellten System-Modulen und den vom Kunden beigestellten individuellen Modulen kann dann eine jeweils aktuelle Verfahrens-Dokumentation erstellt werden.
Pflege
Nur wenn die jeweils aktuellen Geschäfts-Prozesse in der Verfahrens-Dokumentation berücksichtigt und beschrieben werden, kann die Verfahrens-Dokumentation den Kriterien für Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Sicherheit genügen.
Kontinuierliche Change-Prozesse in den Unternehmen erschweren jedoch die Pflege der Verfahrens-Dokumentation und führen bei Anwendung konventioneller Methoden zu Zeitverzögerungen und zu
erheblichem Aufwand.
Die Nutzung des VOI-CERT Konzeptes mit qualitätsgesicherten Modulen ermöglicht hingegen eine effiziente und kosteneffektive Pflege der Verfahrens-Dokumentation.
Zertifizierung
Das innovative und strukturierte Modul-Konzept von „QVD“ ermöglicht es gleichzeitig, Projekt-Aufwände bei der Zertifizierung von
Verfahrens-Dokumentationen signifikant zu reduzieren. Mussten bisher Zertifizierung-Vorhaben immer als personalintensive Individual-Projekte
durchgeführt werden, ermöglicht der „QVD“-Ansatz nunmehr eine zielgerichtete Fokussierung.
Mit Hilfe von „QVD“ kann sich der Auditor bei seiner (Re-)Zertifizierung gezielt auf die individuellen Kunden-Module konzentrieren, die wiederum auf
standardisierten Templates basieren. Die system-spezifischen Hersteller-Module sind hingegen bereits zertifiziert und qualitätsgesichert, so dass sich deren Prüfung gänzlich erübrigt.
Diese Vorgehensweise führt zu einer erheblichen Reduzierung der Projekt-Kosten.
Welchen Umfang hat die Zertifizierung?
Die zunächst zu erstellende Verfahrens-Dokumentation stellt den Prüfgegenstand für VOI-CERT dar. Ziel der Prüfung ist es, festzustellen, ob
folgende gesetzliche Anforderungen sowie interne Compliance-Unternehmensvorgaben eingehalten
werden:
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
Beratung durch geprüfte Experten
Zu den Zielen des VOI gehört die Vermittlung von Information und Fachwissen, um Organisationen in die Lage zu versetzen,
ihre Compliance-Prozesse zu optimieren und ihre Geschäfts-Transaktionen transparent und sicher zu
gestalten. In diesem Zusammenhang sehen wir es als vordringlich an, insbesondere Mitarbeiter in den Unternehmen mit dem nötigen
Wissen auszustatten, damit sie Compliance-Projekte zum großen Teil auch selbst abwickeln können.
VOI-CERT bietet deswegen auch Lehrgänge für Unternehmens-Experten im Bereich der Erstellung von Verfahrens-Dokumentation an (siehe hierzu VOI-Leistungen).
Dort, wo besonderes Fachwissen erforderlich oder erwünscht ist, stellt der VOI praxis-erfahrene Experten bereit, die in der Lage sind, ein Unternehmen bei allen Aspekten im Zusammenhang mit der Erstellung und Pflege von Verfahrens-Dokumentationen zu begleiten (siehe hierzu VOI-EXPERTEN).
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle des VOI, die Ihnen gerne einen Kontakt zum VOI-CERT vermittelt.:
VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
Peter J. Schmerler, Anke Läßig
Heilsbachstr. 25, D-53123 Bonn
Telefon: +49 228 90820-89
Telefax: +49 228 90820-91
E-Mail: voi@voi.de